WDROŻENIA

Migracja po dwóch dekadach

Bank BGŻ wymienia - zainstalowany jeszcze w latach 90. - system BankStreet. Nowa aplikacja - Flexcube - wspomaga działania centrali.

Efekt gwarantowany

Narzędzia analityczne wydatnie poprawiają skuteczność bankowych kampanii marketingowych.

ANALIZY

Rodzaj medium będącego zarówno nośnikiem, jak i sposobem przekazywania informacji, definiuje cechy organizacji gospodarczych i ma wpływ na zarządzanie przedsiębiorstwami. W epoce multimedialnych sieci zasady powstawania i funkcjonowania tych struktur ulegają zmianie.

Do użytku służbowego

Zainstalowanie bez wiedzy pracownika oprogramowania monitorującego jego aktywność będzie naruszaniem przepisów prawa pracy.

PRODUKTY

Ma działać bez przerwy

Niektóre usługi biznesowe muszą być świadczone w trybie ciągłym, z możliwie niskim prawdopodobieństwem nieplanowanych przerw. Aby systemy IT mogły świadczyć usługi na żądanym poziomie niezawodności, muszą być do tego odpowiednio przystosowane.

Maszyna dla danych

Sun Oracle Database Machine v2 został oparty na sprzęcie Suna. Pierwsza wersja, która powstała jeszcze przed ogłoszeniem planów fuzji Oracle-Sun, była oparta na technologii HP.

popularne komentowane nowości

popularne

Najczęściej czytane

WYWIADY

EN FACE: Sebastian Ryszard Kruk...

... pracownik naukowy Digital Enterprise Research Institute na Narodowym Uniwersytecie Irlandzkim i wykładowca na Politechnice Gdańskiej, autor pracy doktorskiej na temat semantycznych bibliotek cyfrowych, twórca start-upu Knowledge Hives i Szkoły Web 3.0.

Coraz więcej inteligencji

Rozmowa z Nickiem Pachnosem, szefem działu rozwiązań na platformę mainframe w BMC Software.

Luksusowa analiza

Stephen Brobst, Chief Technology Officer w Teradata, rozmawiał z nami na temat rynku business intelligence.

powiększ tekst

ARCHIWUM

Inny, a taki sam

18 grudnia 2007

Andrzej Gontarz

Wdrożenie systemu zrównoważonej karty wyników w Lubuskim Urzędzie Wojewódzkim pokazało, że wywodzące się z sektora prywatnego metody zarządzania mogą być z powodzeniem stosowane również w administracji publicznej.

Computerworld —

&34;Poprawa efektywności działania urzędu będzie budować większe zaufanie obywateli do państwa i jego instytucji, a pracownicy lepiej rozumiejąc swoje zadania, lepiej będą je wykonywali&34; - wyjaśnia przesłanki wdrożenia systemu Józefa Radlicka, pełnomocnik ds. systemu zarządzania jakością w Lubuskim Urzędzie Wojewódzkim. Przez każdy urząd administracji publicznej przewija się codziennie mnóstwo informacji - dokumenty, sprawozdania, raporty, wnioski, formularze. Zazwyczaj, po załatwieniu konkretnej sprawy, wszystko to trafia do archiwum (papierowego bądź elektronicznego) i nie jest dalej wykorzystywane. Urzędy przeważnie nie zdają sobie sprawy z rzeczywistej, strategicznej wartości gromadzonych zasobów informacji, traktując je przede wszystkim jako wymagane ustawowo załączniki do wykonywanych czynności administracyjnych. Tymczasem, w będących w posiadaniu urzędów informacjach może kryć się wiele cennej, możliwej do praktycznego wykorzystania wiedzy - na temat możliwości usprawnienia pracy samego urzędu, poprawy jakości obsługi obywateli, zwiększenia efektywności zarządzania instytucjami publicznymi.

Sektor prywatny, sektor publiczny

Firmy i przedsiębiorstwa już coraz lepiej rozumieją, że od sposobu wykorzystania posiadanych informacji zależy dzisiaj w dużej mierze ich rozwój i sytuacja na rynku. Menedżerowie wiedzą, że rzetelna analiza informacji może bardzo pomóc w podjęciu właściwej decyzji. W Lubuskim Urzędzie Wojewódzkim w Gorzowie Wielkopolskim zadano więc sobie pytanie - czy nowoczesne metody zarządzania, sprawdzone w sektorze prywatnym, dadzą się zastosować również w sektorze publicznym? Wszak urząd zatrudnia prawie 400 pracowników, ma szeroki zakres działań, zarządza dwoma dużymi budżetami (województwa i urzędu) - można powiedzieć, że działa co najmniej jak średnia, a może nawet i duża firma.

Po spotkaniu przedstawicieli urzędu z reprezentantami firmySAS Institute, zaaranżowanym przez Helenę Hatka, pełniącą ówcześnie funkcję radcy generalnego urzędu, podjęto decyzję o wdrożeniu w Lubuskim Urzędzie Wojewódzkim, jako pierwszym w kraju, systemu kontroli efektywności realizacji strategicznych celów urzędu poprzez zrównoważoną kartę wyników (Balanced Scorecard - BSC). Policzono, że do urzędu napływa co roku ok. 60 tys. pism, urząd wydaje rocznie ponad 7 tys. decyzji, z czego 0,2% jest wydawanych nieterminowo, a 0,5% potem uchylanych. Urząd wykonuje też co roku ok. 500 kontroli wynikających z ustawowych obowiązków wojewody.

Zaczęto się zastanawiać, w jaki sposób - przy użyciu nowych, sprawdzonych w sektorze prywatnym narzędzi i metod zarządzania, ale z zachowaniem specyficznych zadań i celów działania sektora publicznego - wykorzystać potencjał tkwiący w zasobach informacyjnych powstających przy okazji wykonywania ustawowych zadań urzędu, by zadania te wykonywać jeszcze lepiej i efektywniej. Jednym z argumentów przesądzających o wprowadzeniu systemu kart wyników było przekonanie, że nowe metody pomiaru efektywności działania pozwolą zbudować system "wczesnego ostrzegania", który będzie zmniejszał ryzyko działalności i podejmowanych decyzji, ustabilizuje dochody i pozwoli je lepiej planować. Jedną z form poprawy poziomu dochodów do budżetu państwa miała być poprawa ściągalności należności z tytułu wystawionych mandatów.

Dostrzeżone zostały też inne korzyści. "Poprawa efektywności działania urzędu będzie budować większe zaufanie obywateli do państwa i jego instytucji, a pracownicy, lepiej rozumiejąc swoje zadania, lepiej będą je wykonywali" - wyjaśnia przesłanki wdrożenia systemu Józefa Radlicka, pełnomocnik ds. systemu zarządzania jakością w Lubuskim Urzędzie Wojewódzkim.

W wyniku podjętych wspólnie z SAS Institute prac sprecyzowano misję i wizję urzędu, zbudowano mapę strategii jego działania, określono podstawowe cele strategiczne i zadania operacyjne. Opracowane zostały wzory 37 kart wyników. Zdefiniowano ponad 500 wskaźników oceny działań nadzorowanych przez wojewodę i urząd, zbudowano system oceny wyników oraz drzewo kart wyników. Uruchomiony też został system informatyczny, zapewniający funkcjonowanie systemu kart wyników w sieci urzędu.

Więcej mandatów

Wdrożenie systemu nie przebiegało gładko i bez przeszkód. Dla urzędników było to coś zupełnie nowego, wielu z nich podchodziło do proponowanych rozwiązań nieufnie. To w pewien sposób naturalne, że ludzie bronią się przed nowymi, nieznanymi im jeszcze formami organizacji i kontroli pracy. "Niektóre rzeczy trudno zmierzyć, ale trzeba to robić w takim zakresie, w jakim się da, bo żadna sfera działalności administracji publicznej nie powinna być wyłączona spod oceny społeczeństwa i państwa. Urzędnicy często się tego boją, ale na świecie coraz częściej wprowadzane są wskaźniki typowe dla sfery publicznej" - mówiła Józefa Radlicka z Lubuskiego Urzędu Wojewódzkiego podczas zorganizowanego przez Informedia kongresu Corporate Performance Management. W celu zapoznania gorzowskich urzędników z wprowadzanymi rozwiązaniami zorganizowano dla nich cykl szkoleń. Istotnym czynnikiem utrudniającym wdrożenie była też niechęć urzędników do dzielenia się z innymi informacją (wszak informacja to władza).

W efekcie udało się m.in. osiągnąć automatyzację gromadzenia, przetwarzania i udostępniania informacji w zakresie zarządzania finansami, zasobami ludzkimi i mandatami. Powstał system analiz i raportów, uruchomiony został również system dystrybucji kart i komentarzy. Zbudowano poza tym organizacyjne ramy gromadzenia i wprowadzania informacji niedostępnych w postaci elektronicznej. "Lubuski Urząd Wojewódzki chce zbudować wizerunek instytucji administracji publicznej otwartej, dostępnej, szanującej prawo oraz życzliwej dla obywateli. W tym celu chcemy stale podnosić standardy świadczonych usług" - podkreśla Józefa Radlicka.

Wymiernym, policzalnym dokładnie w kategoriach finansowych efektem wdrożenia systemu kontroli efektywności pracy w Lubuskim Urzędzie Wojewódzkim przez zrównoważoną kartę wyników była poprawa ściągalności należności z wystawionych mandatów kredytowych. Mandaty stanowią bardzo ważne źródło dochodów dla budżetu wojewody. Stosowany wcześniej system informatyczny nie miał możliwości codziennego przetwarzania danych o kilkuset tysiącach mandatów dla celów zarządczych (ile mandatów wprowadzono do systemu, ile wystawiono tytułów wykonawczych, ile wprowadzono wpłat, ile mandatów jest przedawnionych - wszystko w układzie dziennych i okresowych raportów). Urząd nie miał więc rzetelnej informacji, jaka jest rzeczywista ściągalność mandatów. Raporty przygotowywane na potrzeby NIK pokazywały, że jest ona na poziomie 20%. Po wdrożeniu systemu SAS okazało się, że ściągalność wynosi ok. 70%, bowiem analiza ściągalności może być wykonywana wyłącznie z perspektywy 3 lat (mandat ulega przedawnieniu po 3 latach od daty nałożenia).

Wymierne i zrozumiałe

Zrównoważona karta wyników (Balanced Scorecard - BSC) stanowi narzędzie przekształcania strategicznych celów i planów całej organizacji na indywidualne cele i zadania poszczególnych pracowników na wszystkich szczeblach zarządzania i pracy. Umożliwia ona przełożenie ogólnej, szeroko ujętej strategii firmy czy instytucji na konkretne, zrozumiałe dla każdego pracownika działania. Przypisane poszczególnym działaniom wskaźniki umożliwiają mierzenie postępów w realizacji celów strategicznych na różnych poziomach organizacji (od pojedynczego stanowiska pracy do całych jednostek organizacyjnych) oraz kontrolowanie efektywności działania całej organizacji. Wykorzystanie w pełni możliwości BSC jest w praktyce w zasadzie niemożliwe bez użycia specjalistycznych rozwiązań informatycznych.

12 dalej »