WDROŻENIA

Migracja po dwóch dekadach

Bank BGŻ wymienia - zainstalowany jeszcze w latach 90. - system BankStreet. Nowa aplikacja - Flexcube - wspomaga działania centrali.

Efekt gwarantowany

Narzędzia analityczne wydatnie poprawiają skuteczność bankowych kampanii marketingowych.

ANALIZY

Rodzaj medium będącego zarówno nośnikiem, jak i sposobem przekazywania informacji, definiuje cechy organizacji gospodarczych i ma wpływ na zarządzanie przedsiębiorstwami. W epoce multimedialnych sieci zasady powstawania i funkcjonowania tych struktur ulegają zmianie.

Do użytku służbowego

Zainstalowanie bez wiedzy pracownika oprogramowania monitorującego jego aktywność będzie naruszaniem przepisów prawa pracy.

PRODUKTY

Maszyna dla danych

Sun Oracle Database Machine v2 został oparty na sprzęcie Suna. Pierwsza wersja, która powstała jeszcze przed ogłoszeniem planów fuzji Oracle-Sun, była oparta na technologii HP.

Ma działać bez przerwy

Niektóre usługi biznesowe muszą być świadczone w trybie ciągłym, z możliwie niskim prawdopodobieństwem nieplanowanych przerw. Aby systemy IT mogły świadczyć usługi na żądanym poziomie niezawodności, muszą być do tego odpowiednio przystosowane.

popularne komentowane nowości

popularne

Najczęściej czytane

WYWIADY

EN FACE: Sebastian Ryszard Kruk...

... pracownik naukowy Digital Enterprise Research Institute na Narodowym Uniwersytecie Irlandzkim i wykładowca na Politechnice Gdańskiej, autor pracy doktorskiej na temat semantycznych bibliotek cyfrowych, twórca start-upu Knowledge Hives i Szkoły Web 3.0.

Coraz więcej inteligencji

Rozmowa z Nickiem Pachnosem, szefem działu rozwiązań na platformę mainframe w BMC Software.

Luksusowa analiza

Stephen Brobst, Chief Technology Officer w Teradata, rozmawiał z nami na temat rynku business intelligence.

powiększ tekst

ARCHIWUM

Obieg oszczędności

9 czerwca 2009

Marcin Marciniak

(Strona 4 z 4)

Computerworld — Najprostszą wersją jest okresowo aktualizowany portal, zawierający wszystkie niezbędne dokumenty (przeważnie są to pliki w formacie PDF i formularze w formacie Office), rejestrujący ich odczytanie, typowo wdraża się obsługę formularzy planowania audytów, wprowadzanie sprawozdań online i automatyczne powiadomienia. Najbardziej zaawansowane systemy obsługują całość zagadnień systemu zarządzania jakością.

Przeniesienie do archiwum

Dokumenty znajdują się w systemie obiegu dokumentów jedynie przez pewien czas, a potem powinny zostać zarchiwizowane. System może posiadać własne archiwum (jako osobna instancja, odpowiednio skonfigurowana, jak np. Xerox Docushare), albo zostać zintegrowany z innymi rozwiązaniami (najczęściej wymienia się EMC Documentum i IBM FileNet). Integracja z archiwum jest ważna w przypadku organizacji, które przetwarzają wiele krótko żyjących dokumentów. Archiwizacja nieaktualnych spraw odciąża system obiegu i ułatwia pracę.

Jak uporządkować pisma firmowe?

Oprócz dokumentów finansowych, system obiegu powinien obsługiwać wszystkie najważniejsze formy komunikacji w firmie. Najprostszym przypadkiem jest dystrybucja pism okólnych, w których rejestrowana jest treść pisma, jego metadane i informacja o dostępie do treści przez poszczególnych pracowników. Dystrybucja i obieg pozostałych dokumentów zależy od struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa i przyjętych metod komunikacji.

Najczęściej wprowadzanym dokumentem jest zazwyczaj faktura kosztowa i delegacja. W firmach, w których pracownicy dość często udają się w służbowe delegacje, warto wdrożyć system, który ułatwi zarządzanie nimi. Każda delegacja musi być poprzedzona zgłoszeniem merytorycznym, po powrocie należy ją rozliczyć, wypełniając informacje o przejeździe do miejsca docelowego i z powrotem, noclegach, ewentualnych dodatkowych wydatkach. Przy delegacji zazwyczaj pracownikowi należy się dieta, zależna m.in. od liczby dni pobytu w podróży, które należy uwzględnić w rozliczeniu. Wiele błędów popełnianych przez pracowników dotyczy właśnie nieprawidłowego naliczenia diet, ryczałtów noclegowych i przejazdów komunikacją miejską. Wdrożenie oprogramowania upraszczającego rozliczanie zminimalizuje liczbę takich pomyłek i zwolni pracowników z kłopotliwego wypełniania rozliczeń w wersji papierowej. Zatwierdzenie delegacji też może odbywać się w sposób elektroniczny. Integralną częścią jej rozliczenia powinno być sprawozdanie w formie krótkiej notatki z potwierdzeniem przeczytania przez przełożonego.

Faktura kosztowa należy do tych dokumentów, które muszą być przetworzone w dwóch miejscach - dziale merytorycznym, który określa sposób dekretacji kosztów na poszczególne centra kosztów i dziale finansowym, który ją dalej przetwarza. W małych firmach dekretacji dokonuje księgowa na podstawie opisów faktury, w dużych korporacjach opracowano procedury sprawnej obsługi.

« wstecz 1 2 34