WDROŻENIA

Migracja po dwóch dekadach

Bank BGŻ wymienia - zainstalowany jeszcze w latach 90. - system BankStreet. Nowa aplikacja - Flexcube - wspomaga działania centrali.

Efekt gwarantowany

Narzędzia analityczne wydatnie poprawiają skuteczność bankowych kampanii marketingowych.

ANALIZY

Rodzaj medium będącego zarówno nośnikiem, jak i sposobem przekazywania informacji, definiuje cechy organizacji gospodarczych i ma wpływ na zarządzanie przedsiębiorstwami. W epoce multimedialnych sieci zasady powstawania i funkcjonowania tych struktur ulegają zmianie.

Przyszłość to usługi i aplikacje

W obecnych warunkach ekonomicznych użytkownicy IT oczekują przede wszystkim lepiej zintegrowanych rozwiązań oraz bardziej kompleksowej obsługi.

PRODUKTY

Migracja dobrze policzona

Rozwój firmy wymaga zwiększania lub optymalizacji mocy obliczeniowej infrastruktury serwerowej. Jakimi narzędziami posługują się CIO, aby utrzymać koszty pod kontrolą?

Ma działać bez przerwy

Niektóre usługi biznesowe muszą być świadczone w trybie ciągłym, z możliwie niskim prawdopodobieństwem nieplanowanych przerw. Aby systemy IT mogły świadczyć usługi na żądanym poziomie niezawodności, muszą być do tego odpowiednio przystosowane.

popularne komentowane nowości

popularne

Najczęściej czytane

XIV Międzynarodowa Konferencja "Innowacyjne Rozwiązania Geoprzestrzenne" (czytane 854 razy)

WYWIADY

EN FACE: Sebastian Ryszard Kruk...

... pracownik naukowy Digital Enterprise Research Institute na Narodowym Uniwersytecie Irlandzkim i wykładowca na Politechnice Gdańskiej, autor pracy doktorskiej na temat semantycznych bibliotek cyfrowych, twórca start-upu Knowledge Hives i Szkoły Web 3.0.

Coraz więcej inteligencji

Rozmowa z Nickiem Pachnosem, szefem działu rozwiązań na platformę mainframe w BMC Software.

Luksusowa analiza

Stephen Brobst, Chief Technology Officer w Teradata, rozmawiał z nami na temat rynku business intelligence.

powiększ tekst

ARCHIWUM

Obieg oszczędności

9 czerwca 2009

Marcin Marciniak

(Strona 2 z 4)

Computerworld — Kancelaria w komputerze

Najważniejsze urządzenia kancelaryjne, takie jak dziennik, rzeczowy wykaz akt, terminarz czy rejestr wydanych dokumentów, muszą znaleźć odpowiedniki w systemach obiegu dokumentów. Ponieważ w wielu organizacjach stosuje się dzienniki komunikacji, właśnie to urządzenie kancelaryjne posiada odzwierciedlenie w elektronicznych systemach workflow. System taki może importować dane z różnych źródeł (najczęściej jest to skan, fax i poczta elektroniczna), rejestrując każde zdarzenie, podobnie rozwiązuje się komunikację wychodzącą.

W wielu przypadkach niezbędne jest znakowanie kwalifikowanym znacznikiem czasu, aby miał miejsce skutek daty pewnej, w rozumieniu przepisów kodeksu cywilnego. Dzięki temu, że dzienniki oraz spisy można łatwo przeszukać, system obiegu dokumentów umożliwia sprawne odnalezienie wszystkich żądanych dokumentów i spraw, których one dotyczą. Jeszcze sprawniejsze jest wyszukiwanie pełnotekstowe.

Ważną cechą, która ułatwia pracę w systemie jest automatyczna numeracja zgodnie z przyjętymi zasadami i mechanizm kontroli poprawności przypisania dokumentów. W przypadku kancelarii prowadzonej w systemie mieszanym (jednocześnie stosowany jest dziennik w uproszczonej formie, a dokumenty przypisuje się do sprawy, jak w systemie bezdziennikowym), system obiegu musi uwzględnić konieczność podawania sygnatur zarówno dziennika korespondencyjnego (przy wejściu dokumentu w obieg), jak i sprawy, do której dany dokument jest przypisany (to przypisanie wykonuje właściwy referent). System powinien także zawierać mechanizm automatycznego tworzenia sprawy, jeśli dany dokument ją otwiera. Razem z powstaniem nowej wersji dokumentu lub nowego dokumentu w danej sprawie, proces obiegu powinien uruchamiać się automatycznie, powinny być też zapisywane informacje o dostępie oraz punktach zatrzymania.

Uwzględnić nieobecnych

Jak usprawnić firmę?

Często powtarzanymi procesami w firmie handlowo-usługowej, które można łatwo usprawnić za pomocą systemów obiegu dokumentów są:
- obsługa zewnętrznych zapytań ofertowych,
- przyjmowanie i obróbka faktur kosztowych,
- obsługa urlopów i innych nieobecności,
- planowanie i rozliczanie delegacji służbowych,
- zarządzanie flotą służbowych pojazdów,
- system zamówień i rozliczenia zużycia materiałów,
- dystrybucja dokumentów firmowych i rejestrowanie zapoznania się z nimi.

Dobry system musi także prawidłowo rozwiązywać problemy nieobecności pracowników związanych z załatwieniem danej sprawy. Gdy osoba odpowiedzialna za załatwianie takich spraw jest nieobecna, w obiegu powinny się znaleźć informacje o osobach, które ją mogą zastąpić. W praktyce często umieszcza się tutaj przełożonego danej osoby, ale należy wziąć pod uwagę to, że niektóre operacje powinny być zatwierdzane przez dwie osoby. Jeśli więc przełożony nieobecnego pracownika dokonał jakichś czynności w jego zastępstwie, pozostałe akcje - takie jak zatwierdzenie do wypłaty - wciąż musi potwierdzić inna osoba. Dobrze zaplanowany obieg powinien uwzględniać także takie przypadki i sprawdzać dostępność za pomocą odpytania właściwego modułu systemu klasy ERP.

« wstecz 123 4 dalej »